4 Ferramentas para uma Estratégia de Prospecção 4.0

Publicado por: Fernando Lopes

Data Artigo 16-01-2018 11:24

prospeccao-moderna.pngO desafio da prospecção actual, é que entrar em contacto com os compradores é mais difícil que nunca. Segundo a Openview, são precisa 18 chamadas para entrar em contacto com um único comprador (em 2007 eram 3,68), a taxa de devolução das chamadas é inferior a 1%, e a taxa de abertura de emails de vendas é inferior a 24%. Além disso, 80% das vendas exigem 5 chamadas de follow-up depois da primeira reunião (Fonte: Marketing Donut).

O que é que isto nos diz? Que sendo a prospecção uma actividade necessária e dispendiosa para muitas empresas B2B, ela tem de ser repensada. É isso que vou abordar hoje. 

A Estratégia de Prospecção

O objectivo principal de uma estratégia de prospecção B2B é conseguir marcar a primeira reunião. Quer isto dizer que a facilidade com que essa reunião é marcada é a peça fundamental de toda a estratégia. 

Depois, vem a segmentação da abordagem. Com quem é que quer falar? por exemplo, o que interessa a um CEO é diferente do que interessa a um director financeiro. O discurso e os emails de follow-up devem captar a essência das preocupações de cada um deles.

Para implementar esta estratégia, vai precisar de optimizar a forma como faz chamadas, marca reuniões, cria templates de email de follow-up e executa esse follow-up. Imagine que define ainda que deve enviar 5 emails de follow-up com intervalos de 2 dias entre si.

 

Porquê Prospecção e Follow-Up Integrados

Digamos que decide abordar 20 novos clientes todas as segundas feiras. Seguindo a estratégia definida, nesse dia está a planear enviar a 20 prospects, um e-mail a cada 3 dias, até terem recebido um total de 5 emails. 

O efeito do trabalho desse dia será o seguinte: O seu comercial liga ao prospect e, não consegue o contacto directo com ele ou pede para lhe ser enviada informação antes de marcar qualquer reunião. O comercial envia um e-mail de follow-up que copia e cola de um documento word ou de outro email, e repete a tarefa a cada 3 dias. 

Se se agarrar com afinco à estratégia desenhada, ao fim do 13º dia enviou 100 emails, conforme o quadro seguinte:

estrategia-prospeccao-semanal

Esta execução, apesar de interessante, temos que admitir que não é fácil, e daí o interesse de montar tudo isto com ferramentas, com tecnologia de prospecção e follow-up. Além disso, o poder da escala torna-se verdadeiramente poderoso, senão, vejamos o que acontece se fizer 20 contactos todos os dias. 

estrategia-prospeccao-dia.png

Pois é, a partir do 13º dia está a enviar 100 emails por dia, ou seja, 500 por semana.

Agora imagine. Se não tiver ferramentas que ajudem no processo, qual o seu grau de segurança na estratégia que desenhou? Os comerciais vão segui à risca o plano? Quanto é que isso lhe vai custar? Como vai medir o sucesso? 

 É aqui que entram as ferramentas

Ferramentas de Prospecção e Follow-up

1. Reuniões

É no vai-e-vem de e-mails para agendar as reuniões que são perdidos muitos negócios (e tempo). O objectivo da funcionalidade de reuniões, é reduzir esse atrito, e permitir que o processo de agendamento aconteça num clique.

Nesta ferramenta, consegue criar um link com um interface atractivo e fácil de usar como este que dá aos prospects acesso directo ao calendário:

marcar-reuniao-online

Para marcar uma reunião no calendário, o prospect vai precisar de inserir por defeito o nome e o e-mail, mas pode configurar perguntas personalizadas. Isso permite fazer todas as perguntas de qualificação no momento do agendamento, o que vai ajudar a avaliar a qualidade da lead e preparar a reunião. 

 

2. Chamadas

A prospecção telefónica tem sempre uma parte demasiado consumidora de tempo. Procurar o número e marcar.

A funcionalidade de chamada dentro da ficha de contacto do CRM é uma mais valia enorme. Com ela pode despoletar a chamada via browser ou telefone, tem opção de gravar a chamada, a actividade é aberta automáticamente, pode lá tomar as notas e quando desliga grava o tempo da chamada.  

Chamada_pgina_Contacto_CRM.png

3. Modelos de eMail

Depois de ter os links de reuniões a funcionar, vai precisar de criar as mensagens que levem os potenciais clientes a usá-los. É aí que entram os modelos.

templates-email-modelos.png

Vai poder criar tantos modelos quantos quiser. O ideal, para maximizar o esforço e alcance das vendas, é ter um modelo para cada personagem e evento de conversão em que possa vender.

Basicamente vai criar as mensagens específicas uma vez, e reutilizar sempre que elas se enquadrarem. 

Claro que, cada comercial pode ter os seus próprios modelos, no entanto, para eles se poderem concentrar na venda, o ideal é ter os modelos de base desenhados pelos gestores de vendas e marketing, com mensagens que eles sabem que funcionam junto dos prospects. Cada um dos comerciais pode sempre clonar e editar os modelos caso ache conveniente. 

4. Sequências de eMail / Sales Automation

Depois de criar todos os modelos de email, colocar o link para o prospect poder marcar directamente as reuniões na agenda, a ferramenta que cola toda a estratégia como um puzzle, é a de sales automation.

Com esta ferramenta, vai colocar os emails e as tarefas em sequência, que vai até ao fim até acontecer uma de duas coisas: ou o prospect marca uma reunião, ou responde ao email. Nesse caso a sequência é terminada.  

sequencias-sales-automation.png
Ao automatizar o follow-up comercial, os seus comerciais podem dedicar mais tempo a fazer o que é mais importante: fechar vendas e fazer o seu negócio crescer.

Aqui pode escolher os modelos criados anteriormente, arrastar e soltar tanto emails como tarefas, e definir a quantidade de tempo, em dias, que medeia cada uma das acções.

Cada sequência pode ter até cinco emails, o que significa que, com um clique, pode chegar ao prospect um máximo de cinco vezes. Depois de colocar os modelos na ordem desejada e gravar a sequência, pode colocar o potencial cliente na sequência na funcionalidade de e-mail (tem de instalar a extensão de e-mail gratuita) .

sequencia-contacto.png
A grande diferença para os emails de marketing automation, é que estes, de vendas, podem ser editados, o que significa que pode lá colocar dados sobre o jogo de futebol do ultimo fim de semana ou o nome do gato do prospect :)

No próximo post vou dar um exemplo de 5 emails de prospecção.

Resumindo:

As novas estratégias de prospecção, quando suportadas por ferramentas de CRM e Vendas poderoras, multiplicam a produtividade da equipa de venda, ou pré-venda. Agora, com um simples clique vai enviar o e-mail de follow-up que enviaria depois de desligar, seguido de outro, e depois outro.

Não se esqueça no entanto do seguinte. As ferramentas não lhe resolvem problema nenhum. O sucesso está na sua implementação estratégica e na consistência.

Espero ter oportunidade de conversar consigo sobre como mudar os seus processos de prospecção para melhor. Experimente marcar aqui uma hora para podermos conversar sobre os seus resultados!

Como Construir a Máquina de Vendas Digital

Autor: Fernando Lopes

"Eu tenho 3 amores... que em nada são iguais": Família, Inbound e surf. Se não estiver na água e/ou com o meu filho - estou a ajudar uma empresa B2B a criar a máquina para crescer de forma rápida e sustentada com SMarketing=Sales+Marketing.

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